Als selbständiger Therapeut kommt man um das Thema Buchhaltung fast nicht drum herum. Jedes Unternehmen muss den Steuerbehörden eine Buchhaltung vorlegen und damit den Jahresgewinn ausweisen. Die Buchhaltung ist aber nicht nur etwas mühsames, sondern kann Dir auch interessante und wichtige Einblicke in Deine Praxis geben.
Wir haben uns in der Sanapp für eine doppelte Buchhaltung entschieden. Sie ermöglicht es Dir, die Buchhaltung Deiner Praxis proffessionell zu führen und bietet mehrere Vorteile. Unter anderem kannst Du jederzeit auf einem Blick den Gewinn Deiner Praxis einsehen und Einnahmen und Ausgaben sind klar aufgelisted, was eine differenzierte Auswertung ermöglicht. Auch die Abrechnung der MwSt ist mit einer doppelten Buchhaltung einfacher.
Wir haben grossen Wert darauf gelegt, die Buchhaltung in der Sanapp so einfach und anwenderfreundlich wie möglich zu gestalten. Dazu gibt es für das Erfassen der Einnahmen und Ausgaben die Möglichkeit, vereinfachte Eingabefenster zu benutzen. Zu den wichtigsten Funktionen und Fragen der Buchhaltung haben wir Bolgeinträge geschrieben, welche Du unter dem Thema Buchhaltung findest.
Die doppelte Buchhaltung ist ein kaufmännisches Buchführungssystem in dem die Geschäftsvorfälle des Unternehmens über Buchungen abgebildet werden. Dabei wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchhaltungskonten gebucht (daher "doppelte Buchhaltung"). Die Buchungen werden jeweils auf einem Konto — dem Soll-Konto — und einem Gegenkonto — dem Haben-Konto — gebucht. Jede Buchung wird zudem mit einem Beleg dokumentiert.
| Alle Geschäftsvorvälle werden durch Belege (Quittungen, Rechnungen, usw.) erfasst. |
| Jede Transaktion wird auf zwei Buchhaltungskonten gebucht. |
| Dabei gilt der Grundsatz: "Es wird immer Soll an Haben gebucht". |
Die Buchhaltung wird in Buchhaltungsperioden geführt. Für das Jahr 2019 wäre es dann z.B. die "Buchhaltungsperiode 2019", welche üblicherweise am Anfang des Jahres beginnt und am 31.12 des selben Jahres endet. Am Ende der Buchhaltungsperiode wird die Buchhaltung abgeschlossen. Dabei wird aus der Erfolgsrechnung der Gewinn oder Verlust bestimmt, jedes einzelne Konto abgeschlossen und eine neue Buchhaltungsperiode eröffnet.
In der doppelten Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten gebucht. Es gibt zwei Arten von Konten, die Bestands- und die Erfolgskonten.
Die Bestandskonten werden in Aktiv- und Passiv-Konten unterteilt, wobei das Vermögen des Unternehmens in den Aktiv-Konten und die Kapitalquelle (also die Schulden) in den Passiv-Konten geführt werden.
Die Bestandskonten sind Zustandskonten, d.H. sie stellen das Vermögen und die Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt dar.
Aus den Bestandskonten wird die Bilanz für das Unternehmen erstellt.
Bei den Bestandskonten werden immer zu Beginn der Buchhaltungsperiode die Eröffnungssaldi gesetzt.
Die Erfolgskonten werden in Einnahme- und Ausgabe-Konten unterteilt.
Sie stellen die Summe aller Einnahmen bzw. Ausgaben des Unternehmens während einer Buchhaltungsperiode dar, also über einen bestimmten Zeitbereich.
Mit den Erfolgskonten wird die Erfolgsrechnung erstellt und der Gewinn oder Verlust bestimmt.
Die Erfolgskonten haben keine Eröffnungssaldi und starten zu Beginn einer Buchhaltungsperiode immer bei Null.
In der Schweiz gibt es einen Standard-Kontenramen für Unternehmen. Dieser dient den Unternehmen als Vorlage für ihren eigenen Kontenplan, dem Verzeichniss aller buchhalterischen Konten des Unternehmens. Der Kontenrahmen kann für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden und deshalb hat jedes Unternehmen einen etwas anderen, eigenen Kontenplan. Hier findest Du ein gutes Beispiel eines Standard-Kontenrahmens für KMU in der Schweiz.
Der schweizer Standard-Kontenrahmen besteht aus 9 Konten-Klassen (siehe Tabelle), welche wiederum in Unterkonten unterteilt werden. Jede Kontoklasse steht für einen bestimmen Themenbereich des Unternehmens und gehört zu einem der vier Kontotypen (Aktiva, Einnahmen, usw.).
Zum Beispiel beinhaltet die Klasse 5 alle Konten, die mit Personalaufwand zu tun haben (z.B. die Konten 5000-Lohnaufwand und 5700-Sozialversicherungsaufwand) und diese gehören zu den Ausgabe-Konten.
Um es Visuell einfacher zu machen, haben wir in der Sanapp die Kontentypen farbig markiert. Die Aktiv-Konten sind gelb, die Passiv-Konten blau, die Einnahme-Konten grün und die Ausgabe-Konten rot.
| Kontotyp | Klasse | Beschreibung |
|---|---|---|
| Aktiva | 1 | Vermögenskonten des Unternehmens |
| Passiva | 2 | Fremdkapital und Eigenkaptial Konten |
| Einnahmen | 3 | Betrieblicher Ertrag aus Lieferungen und Leistungen |
| Ausgaben | 4 | Aufwand für Material, Handelswaren, Dienstleistungen und Energie |
| Ausgaben | 5 | Personalaufwand |
| Ausgaben | 6 | Übriger betrieblicher Aufwand, Abschreibungen und Wertberichtigungen sowie Finanzergebnis |
|
Einnahmen
Ausgaben |
7 | Betrieblicher Nebenerfolg |
|
Einnahmen
Ausgaben |
8 | Betriebsfremder, außerordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand und Ertrag |
| 9 | Abschlusskonten |
Als Therapeut benötigst Du für die Buchhaltung Deiner Praxis nicht alle Konten des Standard-Kontenrahmens. Deshalb haben wir eine Vorwahl der wichtigsten Konten für die Buchhaltung einer Praxis getroffen und im Kontenplan der Sanapp zusammengestellt. Dieser ist in einen internen und erweitereten Kontenplan unterteilt.
Der interne Kontenplan beinhaltet alle Konten, welche von der Sanapp für die automatischen Buchungen verwendet werden. Beim Erstellen von Sitzungen, Rechnungen und Zahlungen führt Sanapp nämlich automatisch die entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung durch. Diese Konten können aus diesem Grund nicht gelöscht und nur begrenzt bearbeitet werden.
Der erweiterte Kontenplan beinhaltet zusätzliche Konten, welche für die Buchhaltung einer Praxis wichtig sind. Diese können über den Knopf "Erw. Kontenplan" hinzugefügt werden und anschliessend nach belieben bearbeitet und nicht benötigte entfernt werden. Zudem kannst Du natürlich auch eigene Konten erstellen und Deinen Kontenplan individuell gestalten.
In der Buchhaltung gibt es klare Richtlinien für die Nummerierung der Konten. Jede Kontonummer ist vierstellig und richtet sich nach den 9 Klassen des Kontenplans. Somit kannst Du anhand der Kontonummer schon wissen, um was für eine Art Konto es sich handelt und von welchem Themenbereich es ist. Von der Konto-Nr. 1100 kann folgendes ablesen werden:
Tatsächlich handelt es sich um das Konto 1100 - Forerundgen aus Lieferungen und Leistungen.
Für die Erstellung und Benennung neuer Konten, kann der Standard-Kontenplan für KMU als Anhaltspunkt verwendet werden.
Jedes Konto hat eine Soll- und eine Haben-Seite. Die folgende Darstellung ist das sogenannte T-Konto, auf welchem die Soll-Seite immer links und die Haben-Seite immer rechts steht.
Abhängig vom Kontotyp werden Zugänge (+) auf der Soll-Seite und Abgänge (-) auf der Haben-Seite oder genau umgekehrt gebucht (siehe Bild unten). Auf Aktiv- und Ausgabe-Konten werden Zugänge im Soll und Abgänge im Haben gebucht. Bei den Passiv- und Einnahme-Konten ist dies genau umgekehrt.
Jeder Geschäftsvorfall in Deiner Praxis sollte in der Buchhaltung festgehalten werden. Als Geschäftsvorfälle zählen z.B.:
Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten gebucht: auf ein Konto und ein Gegenkonto. Bei der Buchung ist es wichtig, dass die zwei Konten auf der richtigen Seite stehen, damit der Bestand von den Konten korrekt zugefügt oder abgezogen wird. Die linke Seite wird als Soll-, die rechte Seite als Haben-Seite bezeichnet. Anhand einiger Beispielen zeigen wir Dir, wie eine Buchung durchgeführt wird.
Es handelt sich hier um eine Ausgabe die mit dem Bank/Postkonto bezahlt wurde. Für die Buchung werden daher die Konten Mietaufwand und Bank/Postkonto benötigt.
| Soll | Das Konto 6000 - Mietaufwand ist ein Ausgabe-Konto, daher hat es Zugänge auf der Soll-Seite und der Bestand des Kontos nimmt zu. |
| Haben | Das Konto 1010 - Bank/Postkonto ist ein Aktiv-Konto, daher hat es Abgänge auf der Haben-Seite und der Bestand des Bank/Postkontos nimmt ab. |
Es handelt sich hier um eine Einnahme, die mit der Karte bezahlt wurde. Für die Buchung werden daher die Konten Arzneien und Material und Bank/Post-Konto benötigt.
| Soll | Das Konto 1010 - Bank/Post-Konto ist ein Aktiv-Konto, daher hat es Zugänge auf der Soll-Seite und der Bestand der Kasse nimmt zu. |
| Haben | Das Konto 3200 - Arzneien und Material ist ein Einnahme-Konto, dieses hat Zugänge auf der Haben-Seite und der Bestand des Kontos nimmt auch zu. |
Wichtig: Einnahmen durch Behandlungen und Materialverkauf, welche Du über Sanapp in Rechnung stellst, werden von Sanapp automatisch in der Buchhaltung gebucht. Du musst also nur noch zusätzliche Einnahmen buchen.
Es handelt sich hier um einen Übertrag bei welchem zwei Aktiv-Konten involviert sind, die Kasse und das Bank/Postkonto.
| Soll | Das Konto 1010 - Bank/Postkonto ist ein Aktiv-Konto, daher hat es Zugänge auf der Soll-Seite und der Bestand des Bank/Postkontos nimmt zu. |
| Haben | Das Konto 1000 - Kasse ist auch ein Aktiv-Konto, daher hat es Abgänge auf der Haben-Seite und der Bestand der Kasse nimmt ab. |
Der Beleg ist die Verbindung zwischen dem Geschäftsvorfall und dessen Verbuchung. Es gilt der Grundsatz:
Jede Buchung muss nachvollziehbar und der Geschäftsvorfall muss erkennbar sein (z.B. Aussteller, Betrag, Datum...). Die Belege müssen schriftlich oder elektronisch aufbewahrt werden und in der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (OR 958f). Wir empfehlen v.a. die Quittungen auf Thermopapier zu kopieren oder einzuscannen, da die Tinte ausbleicht und sie nach 1-2 Jahren nicht mehr lesbar sind.